APIs e integraciones entre tus sistemas

¿Qué sistemas conectamos?

ERPs, tiendas online, programas de facturación, almacenes y cualquier software con API. Y los que no tienen API, por los medios que haya.

No hace falta que los sistemas sean modernos ni que estén pensados para hablarse. La mayoría de las empresas con las que trabajamos tienen una mezcla de cosas compradas en años distintos, y esa mezcla es el punto de partida real, no un obstáculo. Estas son las tres formas en las que acabamos entrando.

• Integraciones entre sistemas

  Tu ERP con tu tienda, tu almacén con tu facturación, tu CRM con lo que uses para presupuestar.

• APIs REST a medida

  Cuando lo que hay que abrir es tu propio sistema, para que un cliente, un proveedor o una app puedan consultarlo sin entrar por la puerta de atrás.

• Software sin API

  Ficheros, exportaciones programadas o automatizaciones. Menos elegante, pero funciona y deja de comerle horas a alguien.

¿Cuándo necesitas una integración y no un programa nuevo?

Cuando cada programa hace bien su trabajo por separado y lo único que falta es que se pasen la información sin que la lleve una persona.

Es la diferencia entre cambiar de herramientas y conectar las que ya funcionan. Si tu ERP hace lo que necesitas y tu tienda también, sustituirlos es caro y arriesgado sin necesidad: lo que sobra es el trasvase manual que hay en medio. Estas son las señales de que el problema es de conexión.

• Alguien exporta un Excel de un programa para importarlo en otro, todas las semanas.
• El mismo cliente está dado de alta en tres sitios, con tres versiones de sus datos.
• El stock de la web y el del almacén no coinciden y nadie sabe cuál es el bueno.
• Acabáis de comprar un software nuevo y sigue viviendo aparte del resto.
• Los pedidos entran por un sitio y se facturan tecleándolos otra vez en otro.

Y una advertencia que preferimos hacer antes de cobrar nada: si lo que falla no es la conexión sino el proceso, una integración solo automatiza el desorden y lo vuelve más rápido y más difícil de ver. Cuando lo detectamos, te lo decimos antes de empezar.

¿Cómo hacemos una integración que no se rompa?

Asumiendo desde el diseño que el otro sistema va a fallar: reintentos, registro de lo que pasa y avisos cuando algo se queda atascado.

La integración fácil es la del primer día, cuando los dos sistemas están despiertos y los datos vienen limpios. La difícil es la del mes catorce: el proveedor cambia su API sin avisar, alguien mete un cliente con el CIF mal escrito, el servidor del ERP se reinicia justo mientras entraba un pedido. Ahí es donde una integración se cae o aguanta, y eso se decide en el diseño, no en el mantenimiento.

Por eso dejamos montadas siempre las mismas tres cosas: un registro de todo lo que se sincroniza, para poder ir a mirar qué pasó y cuándo; reintentos automáticos, para que un corte de cinco minutos no se convierta en veinte pedidos perdidos; y alertas cuando algo se queda atascado, para que el fallo lo descubras tú y no un cliente enfadado al teléfono.

Y se entrega documentada por escrito: qué se conecta con qué, qué campos viajan, cada cuánto y qué hacer cuando salta un aviso. No es burocracia, es lo que permite que la integración sobreviva a quien la construyó, seamos nosotros el año que viene u otro equipo.